Institut Pasteur, accompagnement à la démarche d’obtention du label européen HRS4R
L’équipe de direction de l’Institut Pasteur a décidé en 2019 d’engager la démarche d’obtention du label européen HRS4R (Human Resources Strategy for Researchers). Le label HRS4R est un critère d’excellence délivré par la Commission européenne aux instituts de recherche qui appliquent les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.
La Charte et le Code définissent les rôles, les responsabilités et les droits des chercheurs et de leurs employeurs. Ils s’articulent autour de 4 axes développés en 40 critères : aspects éthiques et professionnels, recrutement et sélection, conditions de travail et sécurité sociale, formation et développement.
La démarche de certification a été coordonnée et capitalisée par le Département des Ressources Humaines, et notamment une équipe projet dédiée pilotée par Hajar Guedira, chargée de partenariats et accréditations au sein de la Mission Accueil Accompagnement et Suivi des Carrières des Chercheurs (MAASCC). Convaincue que mobiliser l’intelligence collective est précieux au regard des enjeux de ce label dans la durée, et une partie de l’équipe MAASCC ayant été formée à la facilitation en intelligence collective par notre cabinet, elle nous a sollicité pour les aider à concevoir et accompagner le dispositif “Gap Analysis” en mode collaboratif, avec une posture, des processus et méthodes en intelligence collective.
La phase dite « Gap Analysis » consistait à évaluer les écarts portant sur les thématiques de la Charte et du Code ainsi que de définir les actions appropriées pour les résoudre.
L’obtention du label HRS4R impose d’impliquer dans la démarche toutes les parties prenantes de l’organisation (toutes les fonctions et tous les niveaux de la structure) et de mettre en place une équipe projet qui va superviser le déroulement de cette 1ère phase.
Notre mission était d’accompagner cette équipe projet de la phase co-initiation de la démarche jusqu’à la prise de décision des actions permettant d’obtenir le label, incluant la co-conception et la co-facilitation des ateliers “Focus Groups”, composés de diverses parties prenantes. Elle s’est déroulée de mai à octobre 2020.
L’équipe projet était constituée d’une quinzaine de membres (scientifiques à différents stades de carrière : doctorants, post doctorants, chercheurs, chef d’unité, responsable de groupe, ingénieur, direction). Elle a modélisé l’approche collaborative, testé le dispositif choisi, c’est-à-dire le déroulé des focus groupes, synthétisé la production des focus groupes et convergé dans un plan d’actions pour réduire les écarts et obtenir le label.
Huit focus groupes d’une demi-journée avec participation sur volontariat d’une dizaine de participants internes à l’Institut Pasteur se sont déroulés en distanciel (la crise nous a obligé à changer notre proposition initiale en présentiel) selon le processus de la théorie U (en partie) :
1) un temps d’inclusion pour apprendre à se connaître et se relier à l’intention
2) à partir de la situation présente, les participants ont été invités à partager ce qu’ils observent en alignement avec le label, et ce qui ne l’est pas (phase de co-sentir/co-percevoir)
3) les participants se sont ensuite projetés dans le futur : à quoi aspirent-ils demain ? (phase du futur émergent)
4) ce temps a été suivi de l’identification des actions nécessaires pour tendre vers le futur désiré (cristallisation des idées)
La facilitation de ces demi-journées a été faite par un binôme Dialogue IC/Institut Pasteur, avec la récolte. Et l’organisation des focus groupes réalisée par I’lnstitut Pasteur ainsi que leur capitalisation.
Hajar Guedira nous écrit début 2022 : “J’ai le plaisir de vous annoncer que nous avons obtenu le label européen ! Les évaluateurs de la Commission européenne ont salué dans leur rapport l’effort porté sur les différentes consultations et d’avoir réussi à intégrer toutes les opinions dans le gap analysis.
Je tenais à vous remercier pour votre précieux accompagnement sur ce projet, sans quoi il n’aurait pas connu ce succès auprès de la communauté pasteurienne. Mon apprentissage auprès de vous était extrêmement formateur dans la conduite de groupe de travail en intelligence collective.
Nous rentrons désormais dans la phase d’implémentation, celle de la mise en œuvre de notre plan d’action et d’amélioration continue pour notre institut.”
Une des participantes au projet a partagé avec Hajar : « J’ai beaucoup appris lors du travail sur le Label, et c’était parmi les meilleures réunions Teams que j’ai pu faire depuis 1 an (vraiment !).”
Pour Dialogue en Intelligence Collective, cette mission était une des premières interventions facilitées en 100% visio en raison de la crise sanitaire et la première avec Microsoft Teams, outil de visioconférence choisi par l’Institut Pasteur. L’animation des groupes de travail à distance nécessitait un travail préparatoire conséquent (documentation en ligne, boards partagés via la plateforme collaborative Klaxoon, répartition en sous-groupes…). Nous avons beaucoup de gratitude envers l’Institut Pasteur, et notamment à Hajar Guedira, qui a su mettre en place cette logistique et rendu très fluide la facilitation des ateliers.
Nous avons également pu constater qu’accompagner des processus en intelligence collective dans la durée, entièrement en distanciel, est possible. Cela demande une vigilance accrue sur le cadre de confiance à créer en s’appuyant sur les principes clés de fonctionnement de groupe en intelligence collective, la posture de facilitateur et les outils numériques. D’autres points ont été déterminants comme la préparation en co-design avec l’Institut Pasteur, la sensibilisation à l’intelligence collective de nos interlocuteurs principaux et leurs compétences dans ce domaine, l’engagement de l’équipe projet, la diversité des participants volontaires… et une bonne dose de flexibilité car les plannings ont été revus plusieurs fois du fait de la crise sanitaire.